1. 정기주주총회 개최 기한 

 

    정기주주총회란 직전 사업연도의 재무제표를 승인하는 주주총회를 말하는데 정기주주총회를 개최하려면 명부를 폐쇄하거나 특정한 날(이를 기준일이라 한다)을 정해서 정기주주총회에서 권리를 행사할 주주를 확정해야 하는데 상법 제354조 제2항과 제3항에 따르면 '주주명부 폐쇄기간은 3월을 초과할 수 없고 기준일은 주주총회일에 앞선 3월내의 날로 정해야 한다' 고 규정되어 있어 이 규정에 따르면 12월말 결산 법인이라면 12월 31일을 기준일로 하여 3월말까지는 주주총회를 개최해야 하고 법인세법에 따른 법인세 신고도 3월말까지 해야하는데 이때 정기주주총회에서 승인받은 재무제표를 첨부해 신고를 해야 하기 때문에 3월말까지는 정기주주총회를 개최해야 하는 것이다. 

 

2. 정기주주총회 개최를 위한 재무제표 승인 절차 및 소요일수 

 

 - 이사는 결산기마다 대차대조표(회계상으로는 재상상태표라 함) 손익계산서 자본변동표 이익잉여금 처분계산서 또는 결손금 처리계산서(이하 재무제표)를 작성해 이사회의 승인을 받아야 한다 [주식회사 등의 외부감사에 관한 법률]에 따른 외부감사 대상 회사의 경우에는 현금흐름표 및 주석을 포함하며 이 법률에 지배회사로 인정된 회사는 연결재무제표도 작성해서 이사회의 승인을 받아야 한다. 

 

 - 이사는 매 결산기에 영업보고서를 작성하여 이사회의 승인을 얻어야 하며 영업보고서에는 [상법시행령]이 정하는 바에 의하여 영업에 관한 중요한 사항을 기재한다. 

 

 - 이사는 정기총회의 회일의 6주간 전에 위 재무제표와 영업보고서를 감사에게 제출해야 한다. 

 

 - 감사는 재무제표와 영업보고서를 받은 날부터 4주내에 감사보고서를 이사에게 제출하여야 한다. 

 

 - 이사는 정기총회 회일의 1주간 전부터 재무제표영업보고서와 감사보고서를 본점에 5년간 그 등본을 지점에 3년간 비치하여야 한다. 주주와 회사채권자는 영업시간내에 언제든지 이 비치서류를 열람할 수 있으며 회사가 정한 비용을 지급하고 그 서류의 등본이나 초본의 교부를 청구할 수 있다. 

 

 - 이사는 재무제표를 정기총회에 제출하여 그 승인을 요구하고 영업보고서를 정기총회에 제출하여 그 내용을 보고하여야 한다. 이사는 재무제표에 대한 총회의 승인을 얻은 때 지체없이 대차대조표를 공고해야 한다. 

 

따라서 재무상태표를 작성해서 이사회의승인을 얻은 다음 감사에게 적어도 6주간 전에 제출해야 하기때문에 아무리 빨라도 2월 14일 이후에야 정기총회를 개최할 수 있는 것이며 대부분의 법인은 3월중 정기총회를 개최한다. 

 

3. 3월중 재무제표를 확정하지 못한 경우 정기주주총회 개최 

 

 - 주주총회를 개최하기 위하여는 의결권을 확정하기 위하여 주주명부 폐쇄하거나 기준일을 설정해야 하는데 그 기준일은 위와 같이 3월내의 날로 정해야 한다는 상법규정때문에 3월에 정기주주총회를 개최하지 못하면 새로 기준일을 설정하고 4월이나 5월에 임시주주총회를 개최해 재무제표를 승인(사실상 정기주주총회)하면서도 의사록에 임시총회에서 재무제표를 승인하게 된 이유를 기재해 놓으면 아무런 문제가 발생하지 않는다 

 

- 3월중에 임원을 새로 선임해야 하는데 재무제표가 준비되지 않은 경우는 3월중 정기주주총회를 개최하면서 1호의안으로 임원선임의 건 2호의안으로 재무제표 승인의 건으로 정하고 1호의안 승인후 2호의안 심의에 들어가 재무제표가 결의에 이르지 못했으므로 보통결의로 일자 및 장소를 정해서 속행결의(계속회)를 한다 이때 1호의안은 정기주총 결의일자에 그 효력이 발생하므로 의사록으로 사내이사 선임등기를 할 수 있고 계속회를 위해 다시 주주총회의 소집절차를 밟을 필요가 없이 재무제표승인 안건을 심의 의결하면 된다